1. รักษาราชการแทน

ในกรณีที่ไม่มีผู้ดำรงตำแหน่ง (ตำแหน่งว่าง) หรือมีแต่ไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ราชการได้ ได้แก่ ตำแหน่งผู้อำนวยการสำนัก, ผู้อำนวยการกอง, เลขานุการกรม จะต้องแต่งตั้งราชการให้เป็นผู้รักษาราชการแทน เช่น การแต่งตั้งหัวหน้าฝ่ายบริหารทั่วไป ให้รักษาราชการแทนผู้อำนวยการสำนัก, ผู้อำนวยการกอง, เลขานุการกรม เป็นต้น (ตามระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ.2534 มาตรา 47)

2. รักษาการในตำแหน่ง

ในกรณีที่ไม่มีผู้ดำรงตำแหน่ง (ตำแหน่งว่าง) หรือมีแต่ไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ราชการได้ ได้แก่ ตำแหน่งตั้งแต่ระดับ 10 ลงมา ที่มิใช่ตำแหน่งผู้อำนวยการสำนัก, ผู้อำนวยการกอง, เลขานุการกรม, จะต้องแต่งตั้งข้าราชการให้เป็นผู้รักษาการในตำแหน่ง เช่น การแต่งตั้งราชการผู้หนึ่งผู้ใดไปรักษาการในตำแหน่งผู้อำนวยการส่วน เป็นต้น (ผู้อำนวยการส่วนมิใช่หัวหน้าส่วนราชการ จะใช้คำว่ารักษาราชการแทนไม่ได้) (ตาม พรบ.ข้าราชการพลเรือน พ.ศ.2535 มาตรา 68)

3. ปฏิบัติราชการแทน

อำนาจในการสั่ง การอนุญาต การอนุมัติ ที่ผู้ดำรงตำแหน่งจะต้องปฏิบัติหรือดำเนินการตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ หรือคำสั่งใด การมอบอำนาจให้ผู้ดำรงตำแหน่งนั้นไปปฏิบัติราชการแทน เช่น อธิบดีมอบอำนาจให้รองอธิบดี, ผู้อำนวยสำนัก, ผู้อำนวยการกอง, เลขานุการกรม หรือผู้อำนวยการสำนัก, ผู้อำนวยการกอง มอบอำนาจให้ข้าราชการในสำนัก/กอง จะต้องมีหนังสือมอบอำนาจไว้เป็นลายลักษณ์อักษรและผู้ที่ลงนามจะลงนามให้เป็นปฏิบัติราชการแทน และการมอบอำนาจนี้ จะมอบอำนาจให้แก่ผู้ดำรงตำแหน่งอื่นอีกต่อไปไม่ได้ ยกเว้น ระเบียบหรือกฎหมายนั้นๆ ระบุไว้อย่างชัดเจนว่ามอบอำนาจต่อได้ (ตามระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ.2534 มาตรา 38)

4. ทำหน้าที่แทน / แทน

ใช้เฉพาะเป็นการภายใน ไม่มีกำหนดไว้ในระเบียบ