แนวทางการปฏิบัติงานด้านสารบรรณของกรมชลประทาน
( ที่มาของข้อมูล : สำนักงานเลขานุการกรม )

1. การรับและส่งเอกสาร
  1.1 จะใช้ใบปะหน้าสำหรับประทับตราลงทะเบียนรับหนังสือภายในกรมชลประทานตามแบบ ชป.011 โดยจะประทับตราลงทะเบียนเรียงตามลำดับจากทางซ้ายมือด้านบน
ลงมาด้านล่างแล้วจึงจะไปทางด้านบนขวามือลงมาด้านล่าง
  1.2 การส่งเอกสาร หากเป็นเรื่องเร่งด่วนจะส่งทาง Fax สำหรับหนังสือเวียนส่งทาง Internet

2. การเสนอหนังสือ
  2.1 เรื่องที่รายงานเพื่อทราบและไม่มีเอกสารแนบคืนเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน ให้รายงานตรงไปที่ทุกคนโดยไม่ต้องเสนอผ่านผู้อำนวยการสำนัก/กอง
รองอธิบดีจนถึงอธิบดี และไม่ต้องลงทะเบียนรับ-ส่งเอกสาร
  เรื่องด่วน ด่วนมาก ด่วนที่่สุด ให้แยกออกปฏิบัติโดยเร็วและรีบเสนอขึ้นไปทันที โดยสามารถส่งทางอีเมล (E-mail) ได้
  2.2 เรื่องที่เสนอต่อผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณา บันทึก สั่งการ ลงชื่อ และจะต้องเก็บไว้เป็นหลักฐาน ให้ลงทะเบียนรับ-ส่งเอกสาร เมื่อผู้บังคับบัญชาพิจารณาแล้ว
ให้ส่งเรื่องคืนเพื่อดำเนินการทันที
  2.3 หนังสือเวียน ให้ส่งทางอินเตอร์เน็ต (Internet) ได้

3. การเขียนคำบึ้นต้นในบันทึกเสนอภายในกรม
  ให้ใช้ตัวย่อของตำแหน่ง เช่น เรียน อธช. หรือเรียน รธบ. หรือเรียน รธร. จะไม่เขียนว่า เรียน อธิบดีกรมชลประทาน หรือเรียน รองอธิบดีกรมชลประทาน

4. การเสนอหนังสือผ่านหลายกอง
  ให้เขียนเรียงตามลำดับ ดังนี้
  เรียน อธช. ผ่าน ผอ.งบ. ผอ.กพ. และ รธบ. ให้เสนอเรื่องผ่าน (1) ผอ.งบ. (2) ผอ.กพ. (3) รธบ. แล้วจึงเสนอ อธช.

5. การเขียนบันทึกเสนอกรม
  5.1 ให้เขียนบันทึกเรียงลำดับจากด้านบนลงมาด้านล่างของกระดาษ หากมีเส้นแบ่งครึ่งหน้ากระดาษ ให้เขียนจากด้านซ้ายจนหมดเนื้อที่แล้วจึงเขียนด้านขวา
หากหมดหน้ากระดาษแล้วให้เขียนบันทึกในแผ่นใหม่ โดยไม่พลิกเขียนด้านหลังของกระดาษ และให้ลงหัวข้อเดิมไว้ในแผ่นใหม่ด้วย
  5.2 เรื่องที่มีการพิจารณาหลายครั้งหลายหน่วยงานให้ทำบันทึกย่อสั้น ๆ เป็นประเด็นสำคัญให้เข้าใจเรื่องได้ชัดเจน เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณา
หรือวินิจฉัยได้โดยรวดเร็ว
  5.3 เรื่องที่เสนอกรมสั่งการ อนุญาต อนุมัติ ให้เสนอความเห็นตอนท้ายด้วยว่า
  "เห็นควรอนุญาต.................."
  "เห็นควรให้............................ดำเนินการต่อไป"
  5.4 การขออนุมัติที่มีหลายประเด็น ควรแยกแต่ละประเด็นที่จะต้องพิจารณาเป็นข้อ ๆ ให้ชัดเจน เช่น จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา ดังนี้
  1. อนุมัติโครงการศึกษาหลักสูตร
  2. อนุมัติประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการฝึกอบรมภายในวงเงิน.................
  3. ลงนามในหนังสือแจ้ง.....................
  การขออนุมัติที่มีกำหนดเวลา เช่น ขออนุมัติเดินทางไปราชการ สมควรอนุมัติล่วงหน้าก่อนด้วย

6. การเสนอหนังสือถึงกระทรวงเกษตรและสหกรณ์
  ให้ทำบันทึกเสนอกรมลงนาม เรียน ปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ และให้พิมพ์คำว่า อธิบดีกรมชลประทาน ตรงที่ อธช. ลงนามด้วย
  สำหรับการพิมพ์หนังสือ จะต้องมีหลักการพิมพ์ตามบันทึก สลก. ที่ 4104/2541 ลงวันที่ 22 กันยายน 2541

7. เรื่องที่เสนอกรมลงนาม
  ให้เสนอต้นฉบับ 1 ชุด สำเนา 2 ชุด เรื่องที่เสนอกระทรวงลงนาม ให้เสนอต้นฉบับ 1 ชุด สำเนา 3 ชุด ในสำเนารองเซ็นให้มีผู้พิมพ์ ทาน ตรวจ
และ ผอ.กอง ลงนามกำกับ

8. การลงชื่อกำกับเรื่องที่เสนอกรม
  หนังสือราชการที่จัดทำเสนอกรมลงนาม ให้หัวหน้าฝ่ายบริหารทั่วไป ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสือในเรื่องแบบฟอร์ม ตัวสะกด พร้อมทั้งลงชื่อ
หัวหน้าฝ่ายบริหารทั่วไปกำกับท้ายเรื่องบริเวณด้านซ้ายมือก่อนส่งเสนอกรม

9. การลงเลขที่หนังสือส่งออก
  เพื่อความสะดวกในการติดตาม ค้นหา หรืออ้างอิง ให้ลงเลขที่หนังสือส่งออกไว้ในบันทึกทุกครั้ง (บรรทัดที่ 2 ของกระดาษบันทึกข้อความ)

10. การลงชื่อและตำแหน่งในหนังสือราชการ
  ให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ และอักษรย่อของตำแหน่งไว้ใต้ลายมือชื่อ พร้อมลงวันที่ เดือน ปี ไว้ด้วย





กลับหน้าหลัก